Windykacja

Tutaj dowiesz się o niezawodnych sposobach odzyskiwania pieniędzy. Przeczytaj do końca porady, jakie udzieliłem jednemu z przedsiębiorców. Zdziwisz się, jakie to proste.

W zasadzie niechętnie używam określenia windykacja, czy też dla osoby – WINDYKATOR.

Jednak dobrze wiem, że to określenie odzyskiwania niezapłaconych należności finansowych jest powszechnie znane i używane przynajmniej w kręgach biznesowych. Niestety, jak wiemy, jest zwykle źle kojarzone.

Dlaczego tak jest?

Może dlatego, że niemal dla każdego windykator to przeważnie dobrze zbudowany („napakowany”) z ogoloną głową osobnik, z którym raczej się nie dyskutuje i mający zwykle coś wspólnego z przestępczością zorganizowaną.

Przyznam się, że ja sam w niedalekiej przeszłości pracowałem, jako osoba, której zadaniem było skłaniać dłużników do zwrotu, należnych wierzycielowi, pieniędzy. Oczywiście robiłem to NIE siłowo, a zgodnie z prawem. W swojej pracy zawsze wolałem bardziej określenie negocjator ds. odzyskiwania należności finansowych. Preferowałem s ł o w n e przekonywanie dłużników.

Stosowana przeze mnie metoda pracy: metodą mojej pracy jest przede wszystkim stosowanie tzw. słowa mówionego, a rzadziej pisanego – monity, wezwania, upomnienia, pozwy do sądu itp. Prowadziłem więc rozmowy bezpośrednie z dłużnikami w terenie, jak również nieco poważniejsze – dłuższe i bardziej skomplikowane – negocjacje windykacyjne. Ten właśnie rodzaj odzyskiwania należności określany jest mianem windykacji „miękkiej” i przede wszystkim tę metodę stosowałem. Windykacja „miękka”, jako nazwa i sposób odzyskiwania pieniędzy, była i oczywiście nadal jest przeze mnie akceptowana. Wiem też, że nie tylko przeze mnie .

Nad jakimi sprawami pracowałem i co to były za długi ?

Przeważnie, jako bankowiec, zajmowałem się tzw. zaległościami kredytowymi (niezapłacone raty kredytowe), ale też były to niezapłacone faktury za towary lub czynsz za wynajem lokali – zwykle chodziło o lokale handlowe.

Z czasem jednak zaprzestałem działań windykacyjnych w terenie i zająłem się edukacją wierzycieli. Były to niegdyś szkolenia stacjonarne, a teraz są to szkolenia w wersji multimedialnej.

Bywa, że czasem ktoś bezpośrednio zwraca się do mnie o poradę na forum lub e-mailowo, a wtedy w ramach swojej wiedzy staram się udzielać odpowiedzi czy wręcz wyczerpujących porad.

Ostatnio zwrócił się do mnie pocztą e-mail pewien przedsiębiorca z prośbą o poradę. Wcześniej opisał mi swoje problemy ze swoimi dłużnikami, z jakimi się zmaga.

W odpowiedzi napisałem mu …. . No właśnie, poniżej prezentuję list do niego w nadziei, że porady, jakie mu udzieliłem będą, choć trochę, niejednemu z czytelników przydatne.

Na początku listu zaznaczyłem, że nie jestem prawnikiem i porad prawnych, bez konsultacji prawnej, dotyczących odzyskiwania należności finansowych nie udzielam. Jednak nie dotyczy to prawnego zabezpieczania umów kontraktacyjnych. Tutaj zazwyczaj proponuję pobranie darmowego raportu o wekslu in blanco mojego autorstwa.

Wspomniany przedsiębiorca poprosił mnie też, abym zwracał się do niego na Ty, bo miałoby to ułatwić naszą wzajemną komunikację, co też zresztą uczyniłem. Pierwszą korespondencję wymieniliśmy już na forum.

A oto wspomniany list:

….. a więc do rzeczy.

Przyznam, że sprawa – tak jak już pisałem – nie jest łatwa i jeśli spodziewasz się cudów, to raczej „wybij” to sobie z głowy. Nie da się w ciągu zaledwie paru dni odzyskać wszystkich zaległości, które przecież „potrzebowały” czasu, aby powstać.

Po pierwsze należy sobie zdać sprawę z tego, że windykacja (skuteczna windykacja, bo o takiej mowa) to NIE działania jednorazowe, a wręcz cały jej PROCES. Powinien on przebiegać tak na prawdę przynajmniej przez cały poprzedni rok.

Moja pierwsza rada:

- zabierz się za pilnowanie terminów płatności, które wypadają już teraz i zabierz się za to od zaraz.

Nie przejmuj się tym, że być może nie masz jeszcze żadnych zaległości za ten rok (i bardzo dobrze! ), ale wszelkie terminy płatności, przypadające w tym roku, weź „ostro” pod lupę.

Nie wiem, jak dużą firmę prowadzisz. Jeśli nie możesz robić tego sam to zleć to swojemu pracownikowi (a więc „deleguj” zadania wśród pracowników), oczywiście, jeśli takowych masz. A jak nie, to być może warto byłoby pomyśleć o ewentualnym przyjęciu kogoś, choćby na umowę zlecenie i to tylko do tych spraw (zwróć szczególną uwagę na te osoby przy ich rekrutacji!).

To nie może być „osiłek”. To MUSI być ktoś inteligentny, znający się na regułach negocjacji, na psychologii, na biznesie itp.

Zaproponowałem w ubiegłym roku (wiosną) takie rozwiązanie jednemu z producentów tzw. wyposażenia dodatkowego do obuwia i wiem, że zdaje to egzamin.

Zawsze powtarzam na szkoleniach, że prewencja jest najważniejsza.

Zapobiegaj więc ewentualnym opóźnieniom w płatnościach. Szybko na nie reaguj. Kontrahent widząc Twoją „opieszałość” w podejmowaniu wszelkich działań windykacyjnych ma „gdzieś” Twoją niezapłaconą fakturę. Ważne jest wkroczenie do działań w odpowiednim momencie.

A skąd o tym wiedzieć, czy to odpowiedni moment?

O tym też często mówię na swych szkoleniach. Wspomną, że jest to między innymi sprawa prawidłowo prowadzonego MONITORINGU.

Musisz swoim zdecydowanym działaniem spowodować, aby Twoja niezapłacona faktura, w priorytecie jego płatności, znajdowała się na jednym z najwyższych miejsc (najlepiej na pierwszym).

Za telefon komórkowy zapłaci, bo w przeciwnym razie operator wyłączy mu go, za prąd zapłaci, bo inaczej mu go odetną itd.

A Ty, jaką możesz zastosować sankcję? Pomyśl, przeanalizuj wszystko.

Moja druga rada:

Niech Twoja sankcja nie będzie od razu zbyt dokuczliwa dla Twojego kontrahenta, bo go od razu możesz wystraszyć i w ten sposób nie masz już klienta.

Jest taka technika windykacyjna, zresztą dość skuteczna, która nazywa się sprężyną windykacyjną.

Polega ona na stopniowym wywieraniu nacisku na dłużniku (więc stopniowo i wolno naciskaj tę sprężynę). O jej szczegółach opowiadam też często na szkoleniach.

Wszystkie te działania i nie tylko te, powinny być opisane i wprowadzone do tzw. PROCEDURY WINDYKACYJNEJ.

Wprowadzenie w życie procedur windykacyjnych pozwala najpierw po około trzy miesięcznej, ciężkiej harówce na spokojne i bezpieczne prowadzenie firmy, jak również na odzyskanie ewentualnie już powstałych zaległości.

Taka procedura MUSI cały proces windykacyjny opisywać krok po kroku.

Tajemnicą jej powodzenia jest konsekwencja w jej realizowaniu. Nie bez znaczenia oczywiście jest dokładne przewidzenie i opisanie wszystkich działań windykacyjnych i kto je będzie wykonywał i kto jest za to odpowiedzialny.

Muszę jeszcze zaznaczyć, iż pisząc o działaniach windykacyjnych mam na myśli nie tylko ostateczne odzyskiwanie należności, ale też monitoring! i odpowiednie zabezpieczenia umów kontraktacyjnych!

Wszelkie słowniki mówią, że windykacja to „prawem dozwolone odzyskiwanie należności” i to prawda, ale … .

Kiedyś znano i powszechnie stosowano tylko i wyłącznie windykację sądową nie zastanawiając się nad jej skutecznością i zachowaniem – mimo wszystko – dobrych stosunków z partnerem. Teraz jednak znana jest też (choć rzadko stosowana i szkoda) windykacja polubowna (czyt. „miękka”).

Ciąg dalszy listu. Drugi e-mail:

Na Twoje pytanie odpowiem na końcu tego e-maila, a teraz jeszcze Twoja sprawa.

Tak na prawdę masz w zasadzie 3 wyjścia.

1. Czasem przychodzi taki moment w windykacji, że trzeba po prostu sobie odpuścić. Takie postępowanie ma miejsce w konkretnych przypadkach, których jak domniemam, u Ciebie nie występują, a więc Ciebie to nie dotyczy. Tak, więc tej metody Tobie nie polecam (jeśli w ogóle można to nazwać jakąś metodą ).
2. Ja sam – jak zapewne już wiesz – jestem gorącym zwolennikiem windykacji polubownej (czyt. „miękkiej”). Oczywiście polega ona na prowadzeniu konstruktywnych (a więc skutecznych) negocjacji. Nie pozostaje Ci nic innego jak po prostu dogadać się z dłużnikami. Nie daj jednak poznać po sobie, że przychodzisz do dłużnika ze skruszoną miną i masz zamiar za wszelką cenę dogadać się byle tylko odzyskać swoje pieniądze. Zasady negocjacji również wyjaśniam na swoich szkoleniach.

Daję Ci jeszcze jedną (trzecią już) radę:

Postępuj zawsze zgodnie z zasadami negocjacyjnymi, a więc: a) nie prowokuj i b) nie daj się sprowokować, c) nie pouczaj, d) nie krzycz, e) nie wpadaj w pułapkę „złość” i f) stosuj pozostałe reguły obowiązujące podczas negocjacji windykacyjnych. Jedna z nich to:

WAŻNE! poruszaj się w swych negocjacjach wolno do przodu tj. krok do przodu, a dwa do tyłu i bądź w tym bardzo konsekwentny.

Podam Ci też przynajmniej dwie naczelne reguły obowiązujące podczas prowadzenia negocjacji windykacyjnych:

• zawsze dawaj „coś”, ale za „coś”, czyli ustępuj, ale weź ZAWSZE coś w zamian (możesz np. zgodzić się na rozłożenie zaległości na raty, ale po natychmiastowym dokonaniu wpłaty 1-szej raty),
• postępuj w myśl zasady „Miękko do człowieka, a Twardo w sprawie”.

Jeśli nie czujesz się na „siłach” to powierz wykonanie zadań windykacyjnych (myślę o prowadzeniu negocjacji) profesjonalnej firmie (rzadko doradzam to rozwiązanie, ale… ). Na temat działania firm windykacyjnych mam swoje zdanie. W jednych firmach pracują profesjonaliści, a w innych zupełnie przypadkowi ludzie.

Co możesz zrobić?

Jeśli zdecydujesz się na firmę windykacyjną to skup się nad odpowiednim jej wyborem (ja taką wiedzą niestety nie dysponuję). Powinieneś jednak wybrać taką firmę, której działania pozwolą Ci ewentualnie zachować kontrahenta, choć jest to możliwe tylko w niewielkim procencie.

1. Oddanie sprawy do sądu i wszczęcie działań komorniczych. Takie działanie obarczone jest mimo wszystko pewnym ryzykiem. Przede wszystkim zapomnij już o kliencie. Komornik = brak kontrahenta. Dość często jest tak, że niezadowolony klient „generuje” kolejnych już z góry źle nastawionych do Ciebie klientów. Tę możliwość pozostaw, jako ostateczność, którą zastosujesz dopiero w szczególnych sytuacjach. Może to również stanowić Twoją sankcję, zresztą podobnie jak groźba wpisania do KRD (Krajowy Rejestr Dłużników). Ponadto pamiętaj też o kosztach wszczęcia postępowań sądowych czy komorniczych. Podobnie zresztą przy wszczęciu działań windykacyjnych przez firmy windykacyjne. Wprawdzie piszą o bezzaliczkowym podejmowaniu tych działań, ale… J. Na „zimne zawsze dmuchaj” (to nie pomyłka).

     Jest to mniej więcej to samo, co z biletami lotniczymi za 1zł + opłaty lotniskowe he, he, he.

Mógłbym tu jeszcze którąś tam stronę porad dodać, ale nie chodzi o ilość, ale o ich jakość. Z moich rad wybierz sobie te, które będą najbardziej Ci przydatne lub wybierz po prostu wszystkie.

Mało wiem o Twojej firmie i w związku z tym trudno mi w pełni Ci doradzać.

A teraz w takim tele expresowym skrócie:

1. Wprowadź procedury, aby „pracowały” już na dobrą kondycję Twojej firmy na następny rok,
2. Jeśli sam nie dajesz z windykacją rady to „deleguj” zadania z tym związane lub zatrudnij kogoś, choć na umowę zlecenie – przypuszczam, że koszty pracy, jakie byś poniósł, byłyby znacznie mniejsze od wszelkich kosztów związanych z windykacją sądową, komorniczą czy z wynajęciem firmy windykacyjnej (nie wspomnę o Twoim stresie i poświęconym czasie),
3. Najlepiej zastosuj windykację polubowną, czyli dogadaj się. Użyj więc przynajmniej te podstawowe zasady negocjacyjne, które Ci już podałem. Wierzę, że okażą się one skuteczne.

Istnieje większe prawdopodobieństwo, że mimo wszystko utrzymasz przy sobie klienta, a może też zadowoleni kontrahenci „dogadaniem się” z Tobą przysporzą Ci nowych.

1. Zastanów się nad tym, jak możesz podnieść u kontrahentów priorytet Twoich płatności?
2. Zastanów się też, jakie sankcje zastosować w stosunku do swoich dłużników tak, aby były skuteczne, a jednocześnie niezbyt dokuczliwe (pisałem między innymi o sankcjach w jednym ze swoich artykułów – zapraszam więc na mój profil w serwisie Artelis.pl http://artelis.pl/autor/profil/83/jarek-ciesielski ). Do problemu wyboru sankcji podejdź indywidualnie. Może okazać się, że dla jednego pewne Twoje działania będą sankcją, a na innym nie wywrą absolutnie żadnego wrażenia.
3. UWAGA: musisz wiedzieć, że za nieetyczne postępowania wynajętej przez Ciebie firmy windykacyjnej czy w ogóle osób zajmujących się windykacją na Twoje zlecenie możesz odpowiedzieć przed sądem.

A oto odpowiedź na kolejną Twoją prośbę:

Prosisz mnie, abym doradził Ci, jaka publikacja byłaby najlepsza w przygotowaniu Cię, czy też wspomożeniu w Twych działaniach windykacyjnych na przyszłość.

Otóż na samym początku muszę Ci napisać, że doradzam moim klientom bazując głównie na swojej wiedzy praktycznej, a więc moje rady nie są „książkowe”, a są chyba bardziej cenne, bo wynikają po prostu z mojego doświadczenia w podejmowaniu niegdyś pewnych działań windykacyjnych. Mówię (piszę) oczywiście o działaniach z zakresu windykacji takich jak: praca negocjatora terenowego, zawód bankowca, a w nim między innymi stanowisko szefa działu windykacyjnego i prowadzenie szkoleń stacjonarnych dla firm w tej dziedzinie.

A zatem można powiedzieć, iż moja wiedza na temat odzyskiwania należności finansowych wynika wręcz z nabytego doświadczenia praktycznego.

Oczywiście nigdy nie pomijałem i nadal nie pomijam teoretycznego przygotowania.

Skuteczne odzyskiwanie należności wymaga od negocjatora, tak jak już pisałem, wiedzy między innymi z zakresu psychologii (szczególnie zachowań człowieka w trudnych sytuacjach), biznesu i znajomości zasad negocjacji.

Przede wszystkim zwracam szczególną uwagę na to, aby skutecznie zapobiegać występowaniu zaległości, a więc stale podejmować działania zapobiegawcze. Inaczej mówiąc – podejmować działania prewencyjne. I tak:

1. Odpowiednie zabezpieczanie swych transakcji; umów,

2. Określenie procedur windykacyjnych w firmie,

3. Stały monitoring płatności za sprzedane towary, czy też wykonane usługi (zachowanie przy tym pełnej elastyczności wobec klienta).

Przede wszystkim weźmy się za prewencję. I tutaj proponuję – wspomniany wcześniej – darmowy raport o wekslu in blanco. Weksel to najprawdopodobniej najchętniej stosowana forma zabezpieczenia wierzytelności, choć wydaje mi się, nie do końca rozumiana. Proponuję więc ten darmowy raport, który możesz pobrać stąd.

Natomiast szersze możliwości i co najważniejsze, wzory umów i pism znajdziesz z kolei w tej publikacji.

Pozostała jeszcze jedna bardzo ważna sprawa. Jest nią przekonanie dłużnika o tym, że ma uczynić tak, jak Ty tego chcesz czyli tak, jak Ty tego oczekujesz. Oprócz tego ważne jest to, że po przyswojeniu sobie pewnych umiejętności będziesz mieć szansę być odpornym na wszelkie kłamstwa, którymi możesz być karmiony przez swojego dłużnika.

Ja osobiście bardzo często korzystam z tej książki i choć nie zawsze odnajduję w niej to, co jest mi akurat przydatne to jest mi – mimo wszystko – ogromnie pomocna w wielu sytuacjach.

Proponuję więc zainteresować się: Psychologia wywierana wpływu i psychomanipulacji.

Życzę Ci więc POWODZENIA i mam nadzieję, że choć w niewielkim stopniu byłem pomocny:

Jarosław Ciesielski